Aktuelles Urteil: Kein Abzug möglich, wenn Datum fehlt.

Praxis-Tipps: Wann sind Rechnungen Vorsteuerabzugsberechtigt? Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten? Wie überprüfen?

Aufgrund eines aktuellen Urteils des Bundesfinanzgerichts (GZ RV/5100800/2011, veröffentlicht am 25.4.15), das den Vorsteuerabzug verneint, wenn nicht alle diesbezüglichen Formvorschriften erfüllt sind (im Konkreten ging es um ein fehlenden Lieferdatum), haben wir uns diese näher angesehen und praxisorientiert zusammengefasst.

Das Thema bekommt auch deshalb Aktualität, weil wir aus Steuerberaterkreisen immer wieder hören, dass bei Umsatzsteuer-Überprüfungen besonders restriktiv vorgegangen wird und eben auf die Einhaltung der – für den Vorsteuerabzug benötigten Rechnungsmerkale – besonders genau geachtet wird.


A) Wann müssen Rechnungen nach dem Umsatzsteuergesetz ausgestellt werden?
Unternehmer müssen Rechnungen ausstellen, wenn

• Umsätze an andere Unternehmer im Inland
  

• oder an juristische Personen, die keine Unternehmer sind
  

• oder eine steuerpflichtige Werklieferung/-leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer vorliegen.
  

Besteht die Pflicht eine Rechnung zu legen, so ist die Rechnung innerhalb von 6 Monaten auszustellen.
Interessant: Laut Information des Finanzministeriums hat man auf die Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung gegenüber Geschäftspartnern nur einen zivilrechtlichen Anspruch!

B) Wann berechtigen Rechnungen zum Vorsteuerabzug?
Vorsteuerabzug bedeutet, dass sich der Unternehmer die Umsatzsteuer (UST), die er selbst für eine Ware oder Dienstleistung bezahlt hat, vom Finanzamt zurückholen kann. Dadurch werden Unternehmer von der UST entlastet, weil diese grundsätzlich nur der Endverbraucher bezahlen soll.
Vorsteuerabzug gilt aber nur für jene Rechnungen, die den Formvorschriften des Umsatzsteuergesetzes § 11 Abs. 1 Z 3 UStG entsprechen.

Dazu muss die Rechnung folgende Angaben enthalten:

• Name und Adresse des Leistungserbringer und Empfängers
  

• UID-Nummer (UID) des leistenden Unternehmers
  

• UID-Nummer (UID) des empfangenden Unternehmers, wenn der Rechnungsbruttobetrag € 10.000,00 übersteigt
  

• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren bzw. Art und Umfang der erbrachten Leistung
  

• Datum der Lieferung/ Leistung oder Zeitraum über den sich die Leistung erstreckt.
  

• Das Entgelt für die Lieferung oder Leistung und den anzuwendenden Steuersatz.
  

• Den auf das Entgelt anfallenden Steuerbetrag.Tipp des BMF: nur den Steuersatz anzugeben wäre unzureichend!
  

• Das Ausstellungsdatum
  

• Eine fortlaufende Rechnungsnummer Tipp des BMF: Wer beim Vorsteuerabzug auf Nummer sicher gehen will, sollte nur solche Rechnungen akzeptieren, die sowohl den Namen und die Anschrift der Leistungserbringerin/des Leistungserbringers sowie der Leistungsempfängerin/des Leistungsempfängers als auch eine detaillierte Beschreibung der bezogenen Lieferung bzw. Leistung enthalten.
  

Wenn eine Rechnung nicht alle Merkmale enthält, genügt es meist in der Rechnung darauf hinzuweisen, dass die notwendigen Angaben in anderen Belegen (z.B. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Frachtbriefe, Verträge) enthalten sind.


C) Was ist eine UID-Nummer? Und wie können Sie sie leicht überprüfen?
UID steht für Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer, das ist eine spezielle Steuernummer, die das Finanzamt dem Unternehmen zuteilt. Sie dient der Identifikation gegenüber anderen Unternehmen. Und ermöglicht mehrwertsteuerfreie Lieferungen ins Ausland.
Die UID besteht aus einem länderspezifischen Prefix ("AT" für Österreich) und einen Block von 9 Zeichen. In Österreich folgt nach dem AT noch ein U und danach eine Ziffern-Reihe: Also z.B. ATU63391449.
Seit 29.11.2013, einem Urteil des UFS (Unabhängiger FinanzSenat, jetzt BFH = BundesFinanzHof), der den Vorsteuerabzug bei falscher UID-Nummer verneinte, wurden die Umsatzsteuerrichtlinien entsprechend geändert. Somit ist auch für das BMF das Vorliegen der richtigen UID-Nummer der Leistenden Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.
Daher ein Tipp: Wenn Sie eine Rechnung erhalten und auf Nummer sicher gehen wollen, sollten Sie daher die Richtigkeit der UID-Nummer prüfen. Auch dann, wenn eine regelmäßige Geschäftsbeziehung besteht. Denn Tippfehler passieren…
Wie überprüfen?
Dies kann entweder über das BMF eigene Portal „Finanzonline" oder über den EU-Server durchgeführt werden, z.B. hier: http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.html
Einfach das Land auswählen und dann die UID-Nummer (abzüglich des Kürzels AT) einfügen.

D) Was sind Kleinbetragsrechnungen? Was gilt für sie?
Übersteigt eine Rechnung nicht € 400,00 (brutto, also inklusive Umsatzsteuer) können aus obigen Formvorschriften einige entfallen: Und zwar: Name und Adresse des Leistungsempfängers, sowie die laufende Rechnungsnummer und die UID-Nummer. Ebenso kann der getrennte Ausweis des Steuerbetrages unterbleiben. Es genügt die Angabe des Bruttobetrages (Entgelt plus Steuerbetrag) und des Steuersatzes.

E) Wer ist zum Vorsteuerabzug berechtigt? Was sind Klein-Unternehmer?
Zum Vorsteuerabzug berechtigt sind grundsätzlich alle Unternehmer im Zuge ihrer Tätigkeit. Ausgenommen „unecht Steuerbefreite" (Erklärung folgt gleich).
Wenn ein Unternehmen pro Jahr 30.000 Euro netto Gesamt-Umsatz nicht überschreitet, spricht man von Kleinunternehmen. Für sie gelten diverse Erleichterungen, um den Start zu erleichtern. Sie sind von der Umsatzsteuer befreit, d.h. müssen zu ihrer Lieferung/Leistung nicht 20 % UST dazu rechnen. Sie sind „unecht steuerbefreit". Im Gegenzug, können Sie aber die 20 % Vorsteuer, die sie selbst zahlen, auch nicht geltend machen, also vom Finanzminister zurückholen. Möchten sie letzteres doch, müssen sie per Antrag zur Regelbesteuerung wechseln.
Achtung: Bei Aufwendungen im Zusammenhang mit Pkw, Kombi und Motorrädern ist kein Vorsteuerabzug möglich (ausgenommen z.B. Taxis, Fahrschulfahrzeuge). Spezielle Regeln gibt es auch bei Repräsentationsaufwendungen (z.B. Bewirtungsspesen).

Ab einem Jahresumsatz von 30.000 Euro netto ist man verpflichtet, Umsatzsteuer zu verrechnen. Und im Gegenzug dann auch zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Quellen: Homepage Bundesministerium für Finanzen und Wirtschaftskammer Österreich, Newsletter NWT Necas Wirtschaftsprüfung & Steuerberatung, B2B-Projekte für Finanz- und Versicherungsbranche