Probleme in der Praxis mit dem Urteil
B2B-Newsletter > 2019 - Archiv > NL 1/19
Gilt dieses Urteil der DSB zur maximalen Speicherdauer auch für unsere Branchen?
Wenn das DSB-Urteil „als Blaupause“ für alle Branchen und Unternehmen verwendet werden sollte, dann ist anzunehmen, dass die oftmals im Verfahrensverzeichnis definierte 30-jährige Speicherfrist nicht erlaubt sein wird. Was sehr unbefriedigend wäre, weil sich der Versicherungsvermittler im Einzelfall dann nicht freibeweisen kann, weil er nicht mehr über bestimmte Daten verfügt, die er dazu allenfalls braucht.
Wir haben uns umgehört und von weiteren Experten Argumente / Fall-Beispiele eingeholt, wo eine 7-jährige Speicherfrist nicht ausreicht.
Auch Mag. Cornelius Necas von der NWT Wirtschaftsprüfung & Steuerberatung GmbH verweist auf lange Fristen, die sich aus diversen Gesetzen ergeben:
Vor wenigen Wochen wurde eine Entscheidung der Datenschutzbehörde DSB bekannt, von der unsere Branche nur hoffen kann, dass sie keinesfalls als Vorlage zur Beurteilung der bei uns üblichen Speicherdauer herangezogen wird. Bekanntlich sprach sich die DSB in diesem konkreten Fall dafür aus, dass die Daten nach 7 Jahren zu löschen wären.
Wir haben über die Details im Dezember-Newsletter berichtet und Mag. Stephan Novotny um seine rechtliche Einschätzung gebeten. Zum Nachlesen hier klicken…
Beweisnotstand nach 7 Jahren?
Die Kern-Aussage von Mag. Stephan Novotny lautet:
Wenn das DSB-Urteil „als Blaupause“ für alle Branchen und Unternehmen verwendet werden sollte, dann ist anzunehmen, dass die oftmals im Verfahrensverzeichnis definierte 30-jährige Speicherfrist nicht erlaubt sein wird. Was sehr unbefriedigend wäre, weil sich der Versicherungsvermittler im Einzelfall dann nicht freibeweisen kann, weil er nicht mehr über bestimmte Daten verfügt, die er dazu allenfalls braucht. Wir haben uns umgehört und von weiteren Experten Argumente / Fall-Beispiele eingeholt, wo eine 7-jährige Speicherfrist nicht ausreicht.
Dr. Herbert Samhaber, Obmann der Finanzdienstleister OÖ und gerichtlich beeideter Sachverständiger 
zeigt auch für die Finanz-, aber auch die Pflegebranche konkrete Probleme auf, sollte das DSB-Urteil zum Anlass genommen werden, um die Speicherdauer auf ein maximales Ausmaß von 7 Jahren zu begrenzen:
zeigt auch für die Finanz-, aber auch die Pflegebranche konkrete Probleme auf, sollte das DSB-Urteil zum Anlass genommen werden, um die Speicherdauer auf ein maximales Ausmaß von 7 Jahren zu begrenzen:Beispiel Nummer 1:
Ehemaliger Kunde eines Finanzdienstleisters verlangt die Löschung seiner Daten gem. DSGVO.
Er kann aber seinen Finanzdienstleister (kurz FDL) 30 Jahre auf Irreführung klagen (ab Kenntnis des Schadens und des Schädigers). Dilemma: Wie soll man einerseits die Daten löschen und dadurch Beweismaterial vernichten, wenn andererseits ein Damoklesschwert noch über den FDL schwebt.
Beispiel Nummer 2 - Ein konkreter Fall aus der Arbeits- und Sozial-Gerichtspraxis:
Mobiler Pflegedienst: Daten der Patienten („Kundendaten“) wurden nach 10 Jahren vom Pflegedienstorganisation gelöscht.
Die Patienten/die „Kunden“ sind mittlerweile auch schon verstorben.
Die Pflegerin möchte in Pension gehen. Die Pensionshöhe hängt aber davon ab, ob ihre Arbeit als Schwerarbeit eingestuft wird, das hängt aber von der Pflegestufe der gepflegten Kunden ab.
Wie soll die ehemalige Mitarbeiter im Pflegedienst beispielsweise für den Zeitraum 1997 – 2007 die Pflegestufe (3, 4, 5, etc…) der von ihr betreuten Patienten nachweisen können, wenn der Pflegedienst die Daten nach 10 Jahren löscht (so passiert)? Im konkreten Fall war das also nicht möglich. Die Pensionsansprüche sind dementsprechend verschieden. Dieser konkrete Fall der Praxis zeigt klar die Widersprüche von verschiedenen Gesetzen auf.
Auch Mag. Cornelius Necas von der NWT Wirtschaftsprüfung & Steuerberatung GmbH verweist auf lange Fristen, die sich aus diversen Gesetzen ergeben:Grundsätzlich müssen Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere entsprechend der Bundesabgabenordnung sieben Jahre lang aufbewahrt werden.
Für bestimmte Unterlagen gibt es jedoch eigene Aufbewahrungsfristen.
Beispiele für verlängerte Aufbewahrungsfristen sind:
Beispiele für verlängerte Aufbewahrungsfristen sind:
- Nach dem Umsatzsteuergesetz müssen Unterlagen, die Grundstücke im Sinne des § 2 des Grunderwerbsteuergesetzes betreffen, 22 Jahre aufbewahrt werden.
- Alle Aufzeichnungen, die Umsätze zu elektronisch erbrachten sonstigen Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen betreffen, müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, wenn der Mini-One-Stop-Shop (MOSS) in Anspruch genommen wird.
- Unterlagen, die in einem anhängigen Berufungsverfahren, gerichtlichen oder behördlichen Verfahren als Beweismittel dienen. Hier verlängert sich die Frist auf unbestimmte Zeit. Auch Unterlagen über Eigentums- oder Bestandsrechte und Arbeitsverträge sollten länger aufgehoben werden.
Bitte beachten Sie, dass Betriebsprüfungen bis zehn Jahre zurück möglich sind. Daher kann es sinnvoll sein, Unterlagen auch so lange aufzuheben.
Bei elektronischen Rechnungen müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit vom Zeitpunkt der Rechnungsausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleistet werden.
Auch beim Kauf eines Grundstücks bzw. einer Immobilie im Privatvermögen sollten alle Unterlagen, die mit dem Kauf in Zusammenhang stehen, unbefristet aufbewahrt werden (z. B. Kaufvertrag, Belege über Anwalts-/Notarkosten und Grunderwerbsteuer und alle Rechnungen zu später getätigten Investitionen). So können bei einem späteren Verkauf die tatsächlichen Anschaffungskosten bei der Berechnung des Veräußerungsgewinnes für die Immobilienertragsteuer angesetzt werden.
Quellen: RA Mag. Stephan Novotny, Dr. Herbert Samhaber, Obmann FDL WK OÖ und SP AG, Mag. Cornelius Necas, NWT Wirtschaftsprüfung & Steuerberatung GmbH