Praxis-Tipps für die Umsetzung der DSGVO in der Praxis?
B2B-Newsletter > 2022 - Archiv > NL 6/22
Mag. Novotny: Aufbewahrung von Verkaufs-/ Beratungsunterlagen:
Was darf, muss Berater/Vermittler nach IDD und DSGVO beachten?
An Wir nehmen eine oft gestellte Frage zu diesem Thema zum Anlass, um Sie an Ihre Rechte (Unterlagen können beim Freibeweisen bei behaupteter Fehlberatung sehr nützlich sein) und Pflichten aus IDD und DSGVO zu erinnern.
Immer wieder treffen Fragen wie folgt (oder ähnlich) ein:
Sind Versicherungsvermittler angehalten, Abschlussunterlagen und Protokolle der von Ihnen vermittelten Kunden sicher aufzubewahren, um im Falle einer (behaupteten) Haftung Beweise vorlegen zu können, insbesondere dann, wenn der Versicherer behauptet, keine Unterlagen zu finden?
Diese Frage stellen sich sicher nicht nur Versicherungsvermittler sondern ist sinngemäß auch für Finanzdienstleister/Vermögensberater zu beantworten.
Sind Versicherungsvermittler angehalten, Abschlussunterlagen und Protokolle der von Ihnen vermittelten Kunden sicher aufzubewahren, um im Falle einer (behaupteten) Haftung Beweise vorlegen zu können, insbesondere dann, wenn der Versicherer behauptet, keine Unterlagen zu finden?
Diese Frage stellen sich sicher nicht nur Versicherungsvermittler sondern ist sinngemäß auch für Finanzdienstleister/Vermögensberater zu beantworten.
In der allgemeinen Frage stecken 2 wichtige Aspekte, die zu beachten sind:
- zunächst die Frage, OB man die Unterlagen aufbewahren muss/soll, es sich hier also um eine Frage nach den Pflichten aus IDD & Co handelt.
- Und dann der Datenschutz-Aspekt: OB bzw. wie man die Daten „sicher aufbewahren“ soll/muss.
Den Beitrag von Mag. Stephan Novotny finden Sie unten anbei.
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Ein Mail mit "JA zu INFO" an g.wagner@b2b-projekte.at genügt. Mag. Novotny: Aufbewahrung von Verkaufs-/ Beratungsunterlagen:
Was darf, muss Berater/Vermittler nach IDD und DSGVO beachten?
Immer wieder treffen Fragen wie folgt (oder ähnlich) ein:
Sind Versicherungsvermittler angehalten, Abschlussunterlagen und Protokolle der von Ihnen vermittelten Kunden sicher aufzubewahren, um im Falle einer (behaupteten) Haftung Beweise vorlegen zu können, insbesondere dann, wenn der Versicherer behauptet, keine Unterlagen zu finden?
Diese Frage stellen sich sicher nicht nur Versicherungsvermittler sondern ist sinngemäß auch für Finanzdienstleister/Vermögensberater zu beantworten.
Sind Versicherungsvermittler angehalten, Abschlussunterlagen und Protokolle der von Ihnen vermittelten Kunden sicher aufzubewahren, um im Falle einer (behaupteten) Haftung Beweise vorlegen zu können, insbesondere dann, wenn der Versicherer behauptet, keine Unterlagen zu finden?
Diese Frage stellen sich sicher nicht nur Versicherungsvermittler sondern ist sinngemäß auch für Finanzdienstleister/Vermögensberater zu beantworten.
In der allgemeinen Frage stecken 2 wichtige Aspekte, die zu beachten sind:
- zunächst die Frage, OB man die Unterlagen aufbewahren muss/soll, es sich hier also um eine Frage nach den Pflichten aus IDD & Co handelt.
- Und dann der Datenschutz-Aspekt: OB bzw. wie man die Daten „sicher aufbewahren“ soll/muss.
Beginnen wir mit Aspekt 1):
OB man Beratungs-/Abschlussunterlagen aufbewahren soll/muss?
3 Jahre nach Inkrafttreten der IDD denke ich, dass alle Berater/Vermittler über die Informations- und Dokumentationspflichten nach IDD, Standesregeln, etc. Bescheid wissen.
OB man Beratungs-/Abschlussunterlagen aufbewahren soll/muss?
3 Jahre nach Inkrafttreten der IDD denke ich, dass alle Berater/Vermittler über die Informations- und Dokumentationspflichten nach IDD, Standesregeln, etc. Bescheid wissen.
Und JA, alle Versicherungsvermittler, egal ob Ausschließlichkeits- oder Mehrfachagenten oder Makler: Alle müssen die IDD-Dokumentationspflichten erfüllen. Denn die IDD spricht ausdrücklich nur von „Versicherungsvertreiber“ und macht keinen Unterschied nach Agenten, Makler, etc.
Und JA, die Beratungs- und Abschlussunterlagen darf/muss der Versicherungsvertreiber aufbewahren und ich empfehle ausdrücklich, dies auf jeden Fall aus Eigenschutz zu tun.
Denn wie die Frage schon andeutet, was kann/soll der Vermittler tun, wenn der Versicherer irgendwann behauptet, er hätte keine Unterlagen?
Denn wie die Frage schon andeutet, was kann/soll der Vermittler tun, wenn der Versicherer irgendwann behauptet, er hätte keine Unterlagen?
Und noch schlimmer: Wie soll sich der Vermittler von der Behauptung eines Kunden dass eine Fehlberatung vorliege, freibeweisen, wenn er keine Unterlagen mehr hat?
Aspekt 2):
OB und WIE man Daten „sicher aufbewahren“ soll/muss? Was sagt die DSGVO dazu?
OB und WIE man Daten „sicher aufbewahren“ soll/muss? Was sagt die DSGVO dazu?
Ja, die DSGVO schreibt ganz genau vor, was man alles tun muss, um Daten von Kunden, Partner, etc. sicher aufzubewahren. Konkret in den TOMs, den „technisch organisatorischen Maßnahmen“, die vorzusehen und einzurichten sind, um die Datensicherheit herzustellen. Es gibt bereits mehrere Strafen über hunderttausende Euros wegen Verletzung der TOMs!
Zur Erinnerung: Bei den TOMs geht es um Zutritts-, Zugangs-, Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe-, Auftrags-, Verfügbarkeits- und Datentrennungskontrolle. Was man unter den Begriffen im Detail versteht und welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen, um Datenschutz und Datensicherheit her- und sicherstellen zu können, haben wir im DSGVO-Praxistipp Nr. 2 zusammengefasst:
Zum Nachlesen hier klicken…
Übrigens: Die Frage wie lange man die Daten gespeichert halten darf / muss, haben wir ebenfalls bereits beantwortet, und zwar hier:
Weitere nützliche Praxis-Beiträge zum Thema IDD und DSGVO finden Sie hier:
RA Mag. Stephan Novotny, Foto: Stephan Huger
RA Mag. Stephan Novotny
1010 Wien, NEU: Landesgerichtstraße 16 / 12