Erfahrungswerte und Tipps für eine Vorort-Prüfung durch die Finanzmarktaufsicht (FMA)

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Dr. Samhaber: Vorgehen bei FMA-Vorort-Prüfung
Erfahrungswerte und Tipps für eine Prüfung durch die Finanzmarktaufsicht (FMA).

Bevor wir zum Beitrag von Dr. Herbert Samhaber kommen, noch ein Hinweis auf ein Seminar, das Dr. Samhaber für den Sachverständigen-Verband hält:

"Der digitale Wandel in der Welt der Wertpapiere". Zum Flyer kommen Sie hier... Zur Onlineanmeldung kommen Sie hier...

Ansprechpartnerin für das Seminar ist Frau Agnes Fraiß.
Jeder kann sich zum Seminar anmelden. Das Seminar kann auch als Schulungsnachweis gezählt werden.

Und hier folgt nun der Beitrag von Dr. Herbert Samhaber:

Als Vorstand einer der ältesten Wertpapier-AG´s Österreichs und Vorsitzender der Wertpapierunternehmen Österreichs in der WKÖ, möchte ich in diesen Artikel die wichtigsten Erfahrungen für/bei einer Vorort-Prüfung durch die FMA wie folgt zusammenfassen:

Die Vorbereitung auf die Prüfung ist das Wichtigste!!! Normalerweise hat ein Wertpapierunternehmen im „normalen“ Prüfungsverfahren ca. 1 Monat vor der Prüfung eine Mitteilung durch die FMA erhalten.
Die FMA hat mehrere Schwerpunkte pro Prüfung, welche sie auch schriftlich vorab der WPF mitteilt. Aber Vorsicht!! Sie kann natürlich bei der Prüfung alles „Abfragen“.
Bilden Sie kleine Teams je nach Aufgabenbereich (verschriftlichen Sie dies) und arbeiten Sie mögliche Schwachstellen ab. Nur ein Beispiel: Haben Sie die Vertragsunterlagen für einen (laufenden) „Fondssparer“, welcher der Kunde vor 15 Jahren abgeschlossen hat. Gibt es aktuelle Ex-Postkosten Aufzeichnungen dazu?
Eine der wichtigsten Unternehmensunterlagen ist ein gutgeführtes Organisations-Handbuch, welches durchaus mehr als 100 Organisationsrichtlinien erfassen kann/darf. Die FMA sucht sich je nach Thematik die für Sie die interessanten Punkte heraus. Vergessen Sie nicht auf ein Inhaltsverzeichnis des Organisationshandbuches.
Wie sieht die Dokumentation der Ex-Postkosten und Gebühreninformationen aus? Halten Sie mehrere Kundenakte für die FMA bereit.
Einer der wichtigsten Schwerpunkte im heurigen Jahr, stellt die IT-Informationssicherheit dar. Beziehen Sie den EDV-Verantwortlichen mit ein. Sorgen Sie dafür, dass er auch an den Prüfungstagen verfügbar ist. Welche EDV-Schutzmaßnahmen werden in der Praxis durchgeführt (speziell für Kundendaten).
Wie sind die Schulungen der Mitarbeiter (intern und extern) dokumentiert? Konkrete Schulungsunterlagen müssen jederzeit vorgelegt werden können.
Überprüfen Sie die Aktualität der Arbeitsplatzbeschreibungen Ihrer Mitarbeiter, sowie alle Auslagerungsvereinbarungen.
Die Vertragsunterlagen mit Ihren Depotbanken müssen MIFID II und speziell WAG/DelVO konform sein. Gibt es dazu eventuelle Nachträge, aufgrund geänderten Gesetzeslage? Bedenken Sie, dass (Letzt) Verantwortlich immer die Geschäftsleitung des Wertpapierunternehmens und nicht!! die Depotbank.
Die Prüfung durch die FMA ist nicht durch das Ende der Vorortprüfung beendet, sondern Sie werden Fragen eines Fragenkatalogs ausarbeiten und die Antworten anschließend an die Prüfung der FMA übermitteln müssen. Gefühlt dauert im Endeffekt eine solche Prüfung (Vorbereitung, Prüfung, Nachbereitung) mehrere Monate.
Ein wichtiger Punkt zum Abschluss. Kooperieren Sie mit der FMA, welche im Endeffekt Ihre „gesetzlichen Freunde“ sind. Die FMA sieht sich meiner Meinung auch so. Vor allem bietet die FMA-Prüfung einen großen Vorteil: Sie kann vor möglichen zivilen Schadensersatzklagen schützen. Es ist der beste Schutz vor spitzfindigen Rechtsanwälten und Kunden die Ihre Rechtschutzversicherung „testen wollen“.

Als Vorsitzender der Wertpapierfirmen Österreichs ist es mir ein Anliegen, dass alle „normunterworfenen“ Unternehmen gesetzeskonform agieren. Die Geschichte beweist, dass wir als Wertpapierfirmen mit “schwarzen Schafen“ in einer gesetzlichen Solidarhaftung gebunden waren und dementsprechend schon öfter zur Kasse gebeten wurden! Dies möge, wie in den letzten Jahren, wo kein Haftungsfall durch die AeW akut geworden ist - sich ohne Haftungsthematiken fortsetzen.

Dr. Herbert Samhaber

Allgemein beeideter und gerichtlich zertifizierter Sachverständiger für Wertpapiergeschäfte und Vermögensberatung
Vorsitzender der Wertpapierunternehmen in der WKO
Vorstandsvorsitzender der Dr. Samhaber & Partner Vermögensverwaltungs AG
Informationen zu Dr. Samhaber und der Dr. Samhaber & Partner Vermögensverwaltungs AG, sowie Kontaktdaten finden Sie unter: www.sp-ag.at

Foto zur Verfügung gestellt