Praxis-Tipps für die Umsetzung der DSGVO in der Praxis?
B2B-Newsletter > 2021 - Archiv > NL 6/21
Behörde meldet sich bei Ihnen: Wie vorbereiten?
Ganz aktuell erreichen uns Berichte, dass sich die Gewerbebehörde bzw. in Wien das Magistrat mit eingeschriebenen Briefen bei Ihnen meldet.
Bevor wir auf die rechtlichen Grundlagen und das To Do eingehen, hier eine Einschätzung vom RA Mag. Stephan Novotny:
„Bestimmte Gewerbe müssen aufgrund der gewerberechtlichen Regelungen zur Verhinderung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung im Verhältnis zu Kunden besonders aufmerksam sein („know your customer“). Dazu sind regelmäßige Identifizierungs-, Nachforschungs- und Dokumentationsaufgaben (Risikoerhebungsbogen!) zu erfüllen. Und der Behörde bei Vor-Ort-Prüfungen, aber auch nach schriftlicher Aufforderung (Eingeschriebener Brief!) die Einhaltung der Vorschriften zu belegen.
Bitte diese Verpflichtungen keinesfalls auf die leichte Schulter nehmen. Die EU hat die Pflichten in den letzten Jahren immer mehr verschärft, kürzlich trat bereits die 5. Geldwäsche-Richtlinie in Kraft.
Auch sollten Sie nicht glauben, dass man hier nur große Firmen kontrollieren würde. Im Gegenteil: Auch Klein- und Kleinstunternehmen werden angeschrieben und aufgefordert binnen 14 Tagen Unterlagen abzuliefern. Die aktuellen Rückmeldungen unserer Agenten zeigt dies ganz deutlich. Ich vermute, dass hier die zu Prüfenden nach dem Zufalls-Prinzip aus dem GISA-Verzeichnis ausgewählt werden.“
Auch sollten Sie nicht glauben, dass man hier nur große Firmen kontrollieren würde. Im Gegenteil: Auch Klein- und Kleinstunternehmen werden angeschrieben und aufgefordert binnen 14 Tagen Unterlagen abzuliefern. Die aktuellen Rückmeldungen unserer Agenten zeigt dies ganz deutlich. Ich vermute, dass hier die zu Prüfenden nach dem Zufalls-Prinzip aus dem GISA-Verzeichnis ausgewählt werden.“
Die bisher erschienen Praxis-Beiträge zur IDD von Mag. Novotny beschäftigten sich mit folgenden Themen:
IDD 1: Wo liegen die wirklichen Gefahren der IDD für die tägliche Praxis. Hier zum Herunterladen...
IDD 2: Zielmarkt & Co: Kennen Sie Ihre Pflichten? Hier zum Herunterladen...
IDD 3: Schulung: Wo und wie erfüllen Sie Ihre Weiterbildungspflichten? Hier zum Herunterladen...
IDD 4: Wann ist man (auch als Vermittler) Hersteller und welche Pflichten bringt das? Hier zum Herunterladen...
IDD 5: IDD-konforme Geschäftspapiere, Homepage, Apps: Hier zum Herunterladen...
IDD 6: IDD-konforme Beratung: Hier zum Herunterladen...
IDD 7: Informationsanforderungen dank IDD bei Versicherungsanlageprodukten: Hier zum Herunterladen...
IDD 8: Dokumentations-Pflichten nach IDD & Co (Wem sind welche Doks zu geben und wer kontrolliert? Ausbildung, Geldwäsche, POG, etc.): Hier zum Herunterladen...
IDD 9: Haben Sie schon ein IDD-konformes Beschwerdemanagement? Fragen zur praktischen Umsetzung: Hier zum Herunterladen...
IDD 10: Wann und wie darf man Kunden und Interessenten noch kontaktieren? Was regelt das TKG? Hier zum Herunterladen...
Alle bisherigen IDD und DSGVO-Praxisbeiträge können Sie hier herunterladen...
Den aktuellen Beitrag können Sie am als PDF anfordern. Ein Mail mit "JA zu INFO" an g.wagner@b2b-projekte.at genügt.
Behörde meldet sich bei Ihnen! Sind Sie vorbereitet?
Ganz aktuell erreichen uns Berichte, dass sich die Gewerbebehörde bzw. in Wien das Magistrat mit eingeschriebenen Briefen bei Ihnen meldet.
Bevor wir auf die rechtlichen Grundlagen und das To Do eingehen, hier eine Einschätzung vom RA Mag. Stephan Novotny:
„Bestimmte Gewerbe müssen aufgrund der gewerberechtlichen Regelungen zur Verhinderung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung im Verhältnis zu Kunden besonders aufmerksam sein („know your customer“). Dazu sind regelmäßige Identifizierungs-, Nachforschungs- und Dokumentationsaufgaben (Risikoerhebungsbogen!) zu erfüllen. Und der Behörde bei Vor-Ort-Prüfungen, aber auch nach schriftlicher Aufforderung (Eingeschriebener Brief!) die Einhaltung der Vorschriften zu belegen.
Bitte diese Verpflichtungen keinesfalls auf die leichte Schulter nehmen. Die EU hat die Pflichten in den letzten Jahren immer mehr verschärft, kürzlich trat bereits die 5. Geldwäsche-Richtlinie in Kraft.
Auch sollten Sie nicht glauben, dass man hier nur große Firmen kontrollieren würde. Im Gegenteil: Auch Klein- und Kleinstunternehmen werden angeschrieben und aufgefordert binnen 14 Tagen Unterlagen abzuliefern. Die aktuellen Rückmeldungen unserer Agenten zeigt dies ganz deutlich. Ich vermute, dass hier die zu Prüfenden nach dem Zufalls-Prinzip aus dem GISA-Verzeichnis ausgewählt werden.“
Auch sollten Sie nicht glauben, dass man hier nur große Firmen kontrollieren würde. Im Gegenteil: Auch Klein- und Kleinstunternehmen werden angeschrieben und aufgefordert binnen 14 Tagen Unterlagen abzuliefern. Die aktuellen Rückmeldungen unserer Agenten zeigt dies ganz deutlich. Ich vermute, dass hier die zu Prüfenden nach dem Zufalls-Prinzip aus dem GISA-Verzeichnis ausgewählt werden.“
Hier folgt nun der Input von RA Mag. Stephan Novotny:
Schauen wir uns also an, welche Pflichten Sie als Versicherungsvermittler aufgrund der Geldwäsche-Richtlinie und Gewerbeordnung haben, deren Einhaltung vor Ort geprüft wird.
Wer ist betroffen? Fallen Sie etwa unter die Ausnahme-Regelung? Können Sie das Schreiben ignorieren oder müssen Sie eine Negativ-Meldung abgeben? Und falls Sie Geldwäsche-Pflichten erfüllen müssen, welche Formalitäten müssen Sie der Behörde gegenüber belegen? Haben Sie schon eine Risikobewertung zu Ihrem Unternehmen gemacht? Das und mehr beantworten wir unten anbei.
A) Für welche Gewerbe gelten die Regelungen?
Die Pflichten gelten für einige Branchen, hier ein Auszug, der für Sie interessant sein könnte:
- Immobilienmakler
Wenn Sie Kauf- und Mietgeschäfte mit monatlichen Mieten von mindestens 10.000 Euro haben. Details unter § 365m1 Abs. 2 Z 2 GewO 1994, - Unternehmensberater
Wenn Sie bestimmte Tätigkeiten erbringen (zum Beispiel Gründung von Gesellschaften, Ausübung der Leitungs- oder Geschäftsführungsfunktion einer Gesellschaft, Bereitstellung eines Sitzes, Ausübung der Funktion eines Treuhänders). Details unter § 365m1 Abs. 2 Z 3 GewO 1994,
- Versicherungsvermittler (Versicherungsagenten, Versicherungsmakler und Berater in Versicherungsangelegenheiten sowie Gewerbliche Vermögensberater), sofern sie Lebensversicherungen oder andere Versicherungsprodukte mit Anlagezweck vermitteln. Details unter § 365m1 Abs. 2 Z 4 GewO 1994.
Für Versicherungsagenten gibt es zusätzlich eine spezielle Ausnahmeregelung:
Wenn Sie Agent sind, der weder Prämien noch für Kunden bestimmte Beträge in Empfang nimmt und Sie keine Versicherungsprodukte vermitteln, die zueinander in Konkurrenz stehen, oder nebengewerblich (§ 376 Z 18 Abs. 11) oder in Nebentätigkeit (§ 137 Abs. 3) tätig werden.
Wenn Sie Agent sind, der weder Prämien noch für Kunden bestimmte Beträge in Empfang nimmt und Sie keine Versicherungsprodukte vermitteln, die zueinander in Konkurrenz stehen, oder nebengewerblich (§ 376 Z 18 Abs. 11) oder in Nebentätigkeit (§ 137 Abs. 3) tätig werden.
B) Negativ-Erklärung
Wenn Sie von der Gewerbebehörde aufgefordert wurden, die Risikobewertung vorzulegen, aber keine der relevanten Tätigkeiten (siehe oben) im laufenden Wirtschaftsjahr erbracht haben beziehungsweise nicht beabsichtigen zu erbringen, dann müssen Sie eine Negativ-Erklärung abgeben.
Damit geben Sie bekannt, dass Ihr Unternehmen nicht den Geldwäschebestimmungen unterliegt.
In diesem Fallen müssen Sie auch keine Risikoerhebung durchführen.
Erst dann, wenn Ihr Unternehmen zukünftig eine relevante Tätigkeit ausübt, gelten ab diesem Zeitpunkt auch für Sie die Geldwäschebestimmungen der GewO 1994. Und in diesem Fall ist dann von Ihnen die Risikoerhebung durchzuführen. Details dazu unten.
In diesem Fallen müssen Sie auch keine Risikoerhebung durchführen.
Erst dann, wenn Ihr Unternehmen zukünftig eine relevante Tätigkeit ausübt, gelten ab diesem Zeitpunkt auch für Sie die Geldwäschebestimmungen der GewO 1994. Und in diesem Fall ist dann von Ihnen die Risikoerhebung durchzuführen. Details dazu unten.
Das Formular für so eine Negativ-Erklärung finden Sie hier:
Dieses können Sie online ausfüllen und absenden.
Praxis-Tipp von Mag. Novotny:
„Da die Behörde zwar Ihren Gewerbeschein kennt, aber nicht über Ihre tatsächliche Tätigkeit Bescheid weiß, kann es durchaus wahrscheinlich sein, dass Sie per Einschreibung aufgefordert werden, Informationen und Unterlagen zu senden, obwohl Sie unter die Ausnahme-Regeln fallen.
Dieses Schreiben keinesfalls ignorieren,sondern binnen der gesetzten Frist von 14 Tagen eine „Negativ-Meldung“ abgeben, d.h. der Behörde zurück melden, dass Sie keine Tätigkeit ausüben, für die Sie die Maßnahmen zur Geldwäsche-Vermeidung setzen müssten“.
„Da die Behörde zwar Ihren Gewerbeschein kennt, aber nicht über Ihre tatsächliche Tätigkeit Bescheid weiß, kann es durchaus wahrscheinlich sein, dass Sie per Einschreibung aufgefordert werden, Informationen und Unterlagen zu senden, obwohl Sie unter die Ausnahme-Regeln fallen.
Dieses Schreiben keinesfalls ignorieren,sondern binnen der gesetzten Frist von 14 Tagen eine „Negativ-Meldung“ abgeben, d.h. der Behörde zurück melden, dass Sie keine Tätigkeit ausüben, für die Sie die Maßnahmen zur Geldwäsche-Vermeidung setzen müssten“.
C) Risikobewertung des eigenen Unternehmens & Identität der Kunden prüfen
Viele gewerberechtliche Verpflichtungen zur Verhinderung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung betreffen das Verhältnis des Gewerbetreibenden zu den Kunden. Dazu zählen zum Beispiel diverse Identifizierungs- und Nachforschungspflichten. Wichtig ist auch die Schulungsverpflichtung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Bereits mit Umsetzung der 4. Geldwäsche-Richtlinie hat Österreich die Vorschriften zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung im Finanzmarkt-Geldwäschegesetz (FM-GwG) zusammengefasst. Zusätzlich gibt es zahlreiche Bestimmungen, u. a. in der Gewerbeordnung, dem Glücksspielgesetz sowie in der Rechtsanwalts- und Notariatsordnung. Daher findet sich die Abkürzung FM-GwG in vielen Agenturverträgen wieder. Damit überwälzt der Versicherer die Geldwäsche-Pflichten an Sie weiter.
„Diese Bestimmungen legen großes Gewicht auf das Prinzip „Know your customer“, das Geldwäschern den Vorteil der Anonymität nehmen soll“, wie das Finanzministerium auf seiner Homepage schreibt.
Das Prinzip „Know your customer“, also „Kenne Deinen Kunden“ ist sicher schon bekannt. Weniger bekannt ist jedoch diese „Risikobewertung“. Konkret handelt es sich um einen Fragebogen, in dem Sie Ihr eigenes Unternehmen hinsichtlich des Geldwäsche-Risikos bewerten.
Dazu Mag. Novotny:
„Wenn Sie unter die Bestimmung – also nicht unter die Ausnahme-Regeln – fallen, müssen Sie eine Risikobewertung durchführen. Diese muss nachvollziehbar ausgefüllt sein, auf dem aktuellen Stand gehalten und der Gewerbebehörde/Magistrat auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden (Details dazu hier: § 365n1 GewO 1994).
D.h. diesen Fragebogen müssen Sie auf jeden Fall ausfüllen und als PDF abspeichern. Ich empfehle ihn zumindest 5 Jahre aufzubewahren.
Und jedes Mal zu aktualisieren, wenn sich an Ihrem Risiko etwas ändert.
Nur wenn Sie dazu aufgefordert werden, müssen Sie diesen Fragebogen der Behörde zusenden (in Wien ist offensichtlich online gewünscht).
Tipp: Vorher nochmals auf Aktualität prüfen!“
Dazu Mag. Novotny:
„Wenn Sie unter die Bestimmung – also nicht unter die Ausnahme-Regeln – fallen, müssen Sie eine Risikobewertung durchführen. Diese muss nachvollziehbar ausgefüllt sein, auf dem aktuellen Stand gehalten und der Gewerbebehörde/Magistrat auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden (Details dazu hier: § 365n1 GewO 1994).
D.h. diesen Fragebogen müssen Sie auf jeden Fall ausfüllen und als PDF abspeichern. Ich empfehle ihn zumindest 5 Jahre aufzubewahren.
Und jedes Mal zu aktualisieren, wenn sich an Ihrem Risiko etwas ändert.
Nur wenn Sie dazu aufgefordert werden, müssen Sie diesen Fragebogen der Behörde zusenden (in Wien ist offensichtlich online gewünscht).
Tipp: Vorher nochmals auf Aktualität prüfen!“
Für die Durchführung dieser Risikobewertung, also das Ausfüllen des Fragebogens steht ein Online-Tool zur Verfügung:
Und auch eine Ausfüllhilfe für diesen Risikofragebogen gibt es: Ausfüllhilfe zum Risikoerhebungsbogen
Konkret müssen Sie beurteilen, ob
- Ihre Kunden,
- die Länder, mit denen Sie Geschäftsbeziehungen unterhalten werden,
- die von Ihnen erzeugten/vertriebenen Produkte,
- die angebotenen Dienstleistungen,
- die durchgeführten Transaktionen oder
- die verwendeten Vertriebskanäle
ein Risiko für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung darstellen könnten.
Zuerst müssen Sie Ihre Firmendaten eintragen und dann auswählen, welche Gewerbeberechtigung Sie haben (denn für jedes betroffene Gewerbe gibt es einen eigenen Risikoerhebungsbogen, der dann auf Seite 2 geladen wird.
Dort geht es dann um Ihren Standort (Land, Stadt/ Beurteilung der Kunden, etwa ob Sie politisch exponierte Personen „PEP“s betreuen, usw./ welche Produkt Sie vertreiben, ob Sie Kunden im EU-Raum oder auch außerhalb betreuen, usw).
Das System errechnet aus Ihren Antworten dann eine Risiko-Zahl betreffend Geldwäsche für Ihr Unternehmen.
Dort geht es dann um Ihren Standort (Land, Stadt/ Beurteilung der Kunden, etwa ob Sie politisch exponierte Personen „PEP“s betreuen, usw./ welche Produkt Sie vertreiben, ob Sie Kunden im EU-Raum oder auch außerhalb betreuen, usw).
Das System errechnet aus Ihren Antworten dann eine Risiko-Zahl betreffend Geldwäsche für Ihr Unternehmen.
Und zum Schluss fragt das System, ob Sie das Formular absenden oder als PDF (für sich selbst) abspeichern wollen.
Das Formular schaut dann in etwa so aus:
Muster-Risikobewertungs-Fragebogen_Geldwaesche_Juli21_neutral
Das Formular schaut dann in etwa so aus:
Muster-Risikobewertungs-Fragebogen_Geldwaesche_Juli21_neutral
Zur Erinnerung: Nur wenn Sie von der Gewerbebehörde aufgefordert werden, die Risikobewertung vorzulegen, klicken Sie am Ende des Ausfüllvorganges auf die Schaltfläche „Absenden“. Der Risikoerhebungsbogen (elektronisches Formular) wird dann direkt an Ihre zuständige Behörde übermittelt.
Wenn Sie von der Gewerbebehörde aufgefordert wurden, die Risikobewertung vorzulegen, aber unter die oben beschriebenen Ausnahmen fallen, geben Sie eine Negativ-Erklärung ab.
Quellen: Homepage Finanzministerium, Homepage IVVA & FMA, USP-Portal, Wien.gv.at
Alle bisherigen IDD und DSGVO-Praxisbeiträge können Sie hier herunterladen...
Den aktuellen Beitrag können Sie als PDF anfordern. Dazu einfach ein E-mail an g.wagner@b2b-projekte.at mit Betreff "Ja zu Infos".
Den aktuellen Beitrag können Sie als PDF anfordern. Dazu einfach ein E-mail an g.wagner@b2b-projekte.at mit Betreff "Ja zu Infos".
Für Rückfragen steht Mag. Novotny gerne zur Verfügung.
RA Mag. Stephan Novotny, Foto: Stephan Huger
RA Mag. Stephan Novotny
1010 Wien, Weihburggasse 4/2/22