Versicherer legen wegen Solvency 2 Verträge vor
Auslagerungsvereinbarungen durch Versicherungsunternehmen
Aktuell werden Versicherungsvermittlern sogenannte Auslagerungsvereinbarungen von ihren Versicherern vorgelegt. Begründet wird dies mit den Vorschriften von Solvency 2.
Was bedeuten diese Verträge, warum sind sie nötig und sind sie zu unterschreiben?
Dazu haben wir Mag. Stephan Novotny um einen Kommentar gebeten, diesen finden Sie unten anbei.
Zum Outsourcing nach Solvency II
Die Richtlinie 2009/138/EG („Solvency II – Rahmenrichtlinie"), die delegierte Verordnung (EU) 2015/35 („L2-Verordnung"), die EIOPA-Leitlinien und in Umsetzung dieser Bestimmungen das österreichische Versicherungsaufsichtsgesetz VAG sehen für die Auslagerung von Funktionen oder Geschäftstätigkeiten von Versicherungsunternehmen an Dienstleister detaillierte Regelungen vor. Die Regelungen sehen beispielsweise die Implementierung von Outsourcing Beauftragten im Versicherungsunternehmen, umfangreiche Einsicht und Prüfrechte der Aufsichtsbehörden (in Österreich der FMA) bei den Dienstleistern und den verpflichtenden Abschluss von Auslagerungsverträgen mit den Dienstleistern vor.
Gem. § 109 VAG bleiben Versicherungs- und Rückversicherungsunternehmen, die Funktionen oder Geschäftstätigkeiten an Dienstleister (eine Definition fehlt leider im Gesetz) auslagern, für die Erfüllung aller aufsichtsrechtlichen Anforderungen verantwortlich. Die auslagernden Versicherungsunternehmen haben sicherzustellen, dass
1. der Dienstleister mit der FMA zusammenarbeitet,
2. sie selbst, ihre Abschlussprüfer und die FMA effektiven Zugang zu den Daten des Dienstleisters betreffend die ausgelagerten Funktionen oder Geschäftstätigkeiten haben,
3. die FMA effektiven Zugang zu den Geschäftsräumlichkeiten des Dienstleisters hat und
4. die Dienstleister die im Gesetz definierten Datenschutzbestimmungen einhalten.
Das VAG 2016 sieht daneben die Auslagerung von kritischen oder wichtigen operativen Funktionen vor. Outsourcing Verträge über diese Funktionen sind der FMA rechtzeitig vor der Auslagerung anzuzeigen. Sie bedürfen der vorherigen Genehmigung durch die FMA, wenn der Dienstleister nicht ein Versicherungs- oder Rückversicherungsunternehmen ist.
Entsprechend der Begriffsbestimmung in §5 Z 36 VAG 2016 ist Auslagerung eine Vereinbarung jeglicher Form, die zwischen einem Versicherungs- oder Rückversicherungsunternehmen und einem Dienstleister getroffen wird, bei dem es sich um ein beaufsichtigtes oder nichtbeaufsichtigtes Unternehmen handeln kann, auf Grund derer der Dienstleister direkt oder durch weiteres Auslagern (Sub-outsourcing) einen Prozess, eine Dienstleistung oder eine Tätigkeit erbringt, die ansonsten vom Versicherungs- oder Rückversicherungsunternehmen selbst erbracht werden würde.
Die abzuschließende Outsourcing-Vereinbarung (unabhängig davon, ob es sich zusätzlich um kritische oder wichtige operative Funktionen handelt oder nicht) hat gem. Art 274 Z 4 der delegierten Verordnung der Europäischen Kommission (L2-VO), welche seit 18.01.2015 in allen Mitgliedstaaten verbindlich ist und unmittelbar gilt, u.a. folgendes vorzusehen:
1. Pflichten und Zuständigkeiten beider Parteien;
2. die Verpflichtung des Dienstleisters, alle Vorschriften einzuhalten und mit der Aufsichtsbehörde (FMA) zusammenzuarbeiten;
3. die Verpflichtung des Dienstleisters, jede Entwicklung offenzulegen, die seine Fähigkeit, die ausgelagerten Funktionen und Tätigkeiten effektiv und unter Einhaltung der geltenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften auszuführen, wesentlich beeinträchtigen könnte;
4. ausreichend lange Kündigungsfrist für das Versicherungsunternehmen, um alternative Lösungen zu finden;
5. effektiver Zugang des Versicherungsunternehmens, dessen Prüfer und der Aufsichtsbehörde zu allen Informationen über die ausgelagerten Funktionen und Tätigkeiten samt Vor-Ort-Kontrollen in den Geschäftsräumlichkeiten des Dienstleisters
6. direktes Fragerecht der Aufsichtsbehörde an den Dienstleister
Für die Auslagerung von kritischen oder wichtigen operativen Funktionen oder Tätigkeiten sind weitere Maßnahmen sicherzustellen, wie zB die Überprüfung der ausreichenden finanziellen Mittel zur Erfüllung der Aufgaben des Dienstleisters oder die ausreichende Qualifizierung und Zuverlässigkeit der Mitarbeiter des Dienstleisters.
Gem. den EIOPA-Governance-Leitlinien 14, 60-64 ist eine Funktion oder Tätigkeit dann kritisch oder wichtig, wenn die Tätigkeit für das Unternehmen unverzichtbar ist, da es ohne diese Funktion oder Tätigkeit nicht in der Lage wäre, seine Leistungen für die Versicherungsnehmer zu erbringen. Dazu zählt wohl auch die Schadensregulierung.
Wurde einem Versicherungsvermittler, der nicht Angestellter des VU ist, die Vollmacht erteilt, im Namen und auf Rechnung eines VU Versicherungsgeschäfte abzuschließen oder Ansprüche zu regulieren, so hat das VU sicherzustellen, dass die Tätigkeit des Vermittlers den Outsourcing-Anforderungen entspricht.
Die VU haben Outsourcing-Leitlinien zu erstellen, in denen ua das Verfahren für die Einordnung einer Funktion oder Tätigkeit als kritisch oder wichtig festgelegt wird, wie ein Dienstleister geeigneter Qualität ausgewählt wird und welche Elemente unter Berücksichtigung der delegierten Verordnung in den Outsourcing Vertrag aufzunehmen sind.
RA Mag. Stephan Novotny, Wien
Mehr zum Autor:
Mag. Stephan M. Novotny
selbständiger Rechtsanwalt in Wien, akademischer Versicherungskaufmann.
Gutachterliche Tätigkeit für diverse Landesgremien und das Bundesgremium der Versicherungsagenten sowie laufende Beratung und Vertretung von internationalen Versicherungsunternehmen seit 15 Jahren.
Mitglied des Vorstandes des Verbandes der akademischen Versicherungskaufleute an der WU Wien, im Rahmen dessen regelmäßige Vortragstätigkeit an der WU executive academy.
Regelmäßige Vortragstätigkeit bei Fachseminaren, Tagungen und Lehrgängen in den Bereichen Versicherungsrecht und Versicherungsvermittlerrecht.
Diverse Fachpublikationen, u.a. Mitautor von Das österreichische Versicherungsvermittlerrecht.
kanzlei@ra-novotny.at
www.ra-novotny.at
